La productividad es esencial para el freelance o para cualquiera que trabaje en cualquier área. Mientras más trabajo puedas realizar más entrada de dinero puedes obtener. Y más tiempo puedes disfrutar con tu familia y amigos, en algunos casos ya que sucede también que no se balancea el tiempo trabajado con el tiempo de disfrute de ese trabajo y ahí hay problemas pero no es este el tema así que volviendo a lo anterior, la utilización correcta del tiempo es una habilidad importante para cualquier freelancer o trabajador y todos deberían tenerla.
Una manera de controlar nuestro tiempo es por hacer trozos de tiempo o lapsos. (Lo definiré a detalle más adelante). Existen variadas técnicas para crear lapos de tiempo y a continuación podremos ver algunas.
Como un ejemplo podría tomar a uno de mis compañeros de trabajo y más o menos se describe como que el realiza una tarea determinada por un lapso de alrededor de una hora y quince minutos y luego toma un descanso como de diez minutos, algo que a él le funciona en función de las tareas que realiza pero a otros no pueda funcionar. Los gurús de la productividad recomiendan trabajar en lapsos de alrededor de 20 a 45 minutos y tomar descansos de 10 min entre cada uno
Hablaremos de otra técnica que se hace llamar la técnica Pomodoro o del tomate. En el artículo proveeré una visión simplificada de esta innovadora técnica de administración de tiempo.
Que es crear lapsos de tiempo
Crear lapsos es una técnica popular de administración de tiempo para aumentar la productividad y algunos la hemos utilizado sin saberlo alguna vez en nuestra vida. El concepto básico reside en que colocas un cronometro o un reloj para marcar un lapso de tiempo especifico. Durante este tiempo, te enfocas en una tarea, sin permitir ninguna distracción (a menos que alguien se esté asfixiando o exista un incendio obviamente) que interrumpa tu trabajo. Cuando el tiempo termina tomas un descanso, relax o como quieras llamarle a tu reposo y marcas después un nuevo periodo de trabajo.
La técnica pomodoro es más estructurada que otras técnicas de creación de lapsos de tiempo, e incluso puede ser aplicada a equipos de trabajo. Antes de sumergirnos en los detalles de la técnica hablemos un poco de esto.
Por que crear lapsos funciona
Crear lapsos ayuda a la gente a volverse más productiva por diferentes razones:
Por un lado esto te ayuda a enfocarte a una sola tarea, en vez de intentar hacer muchas tareas a la vez y hacerlas de una manera pobre y de una forma poco efectiva.
Por que el tiempo de enfoque a un trabajo es limitado, nos forzamos a mantener las distracciones a raya. Por ejemplo, si estas tentado a revisar tu email, tu puedes fácilmente decirte a ti mismo, "Solo tengo cuatro minutos más en mi reloj lo hare cuando mi tiempo termine".
El reloj también puede motivarnos cuando estamos haciendo algo que particularmente no es de nuestro agrado. Por ejemplo, digamos que estas diseñando un sitio web para un cliente y es mas o menos aburrido el tema o no es algo que te apasione por diseñar pero igual es trabajo y debes hacerlo. Puedes tomar un vistazo rápido a tu reloj y mantenerte haciéndolo por que faltan tan solo otros siete minutos y sabes que te podrás dar un descanso para eso que no te agrada.
Trabajar en lapsos de tiempo también te mantiene descansado y relajado. Es fácil dejarse llevar y quedarte en tu silla por horas y horas, aun perder comidas. Pero cuando realizas lapsos de tiempo, te ves forzado a tomar frecuentes descansos no importa cuán sobrecargado estés de trabajo. Esto ayuda a asegurarte de que tu mente y cuerpo tenga el descanso que necesita. Esto en devolución deja a tu creatividad y productividad fluyendo de una manera efectiva
La técnica Pomodoro o del tomate
Esta técnica que por lo general es de mis favoritas a la hora de manejar mi tiempo.
Así suene como un tipo de pasta de tomate para espagueti la técnica pomodoro es actualmente una manera efectiva de incrementar tu productividad.
La técnica pomodoro fue fundada por Francesco Cirillo, ahora un consultor de empresas, cuando él estaba aun en la universidad y asfixiado con organizarse en sus tiempos de estudio. Cirillo, quien desarrollo la técnica en 1992, la llamo así por que tenia un reloj con forma de tomate. "Pomodoro" es en italiano tomate, de ahi el nombre.
Un pomodoro es equivalente a 25 minutos de enfoque, ininterrumpido trabajo en una sola tarea.
El principio básico de la técnica pomodoro reside en que cada pomodoro no puede ser roto. Por ejemplo, tú no puedes decir que trabajaste por medio pomodoro (12.5) y luego continuar. No hay algo como una parte de un pomodoro. Es un todo o nada.
Si algo surge y no puedes completar un pomodoro, entonces cuando tu cancelas ese pomodoro es un volver a empezar.
Cada pomodoro esta seguido por un descanso de cinco minutos. El tiempo de descanso puede ser extendido, como cuando estas particularmente extenuad. De cualquier manera, el descanso no puede ser muy largo, por que se hará mas difícil volver a ambientarte a la tarea que realizabas.
El periodo de descanso después de completar cuatro pomodoros es de 15 minutos.
Como Controlar las interrupciones
Lo que me gusta más de la técnica del pomodoro es que muestra una manera especifica de manejar las interrupciones.
Primero, la técnica distingue interrupciones internas como externas. Las internas son aqueas que vienen de nuestros propios pensamientos, como si instantáneamente recuerdas que debías ir a recoger un regalo para el cumpleaños de alguien.
Para este tipo de interrupción, la técnica pomodoro nos dice que escribamos el pensamiento en la manera que fuera una tarea. Por ejemplo, puedes agregarlo a una lista de cosas "para hacer". Aun incluir una fecha límite de cuando debe ser realizada. Y después volver a la tarea en la que estabas y terminar tu pomodoro.
Haciendo esto, tu solamente serás interrumpido unos pocos segundos y tu pomodoro no se perderá.
Que hacer con las interrupciones externas? Obviamente, debes ignorar el email y el teléfono cuando se suponga que debes enfocarte a tu trabajo.
Pero que pasa si tu timbre suena y tu vecino está en la puerta o tu novia te visita en la oficina.
La técnica pomodoro recomienda una estrategia llamada "Informar, Negociar y Llamar".
La estrategia de Informar, Negociar y Llamar
Vamos a usar el ejemplo de la novia para ver como la estrategia funciona
1 Informar "Lo siento mi vida pero estoy en medio de algo y no puedo interrumpirlo" para disminuir la tensión Cirillo sugería decir "estoy en medio de un pomodoro" no quieres que piense mal verdad...
2 Negociar "Podría llamarte en 15 minutos?" (o sea el tiempo que sea que falte en tu pomodoro)
3 Llamar. Acércate a tu novia y dile, te prometo que estaré contigo en 15 minutos.
Si es necesario, puedes agregar la tarea de llamar a la persona en tu lista de cosas para hacer.
Mi experiencia con la técnica pomodoro
Siempre he tenido trabajos de oficina o similares y fui bastante pesimista al usarlo, pero después de todo ya a la hora de utilizar esto como técnica me di cuenta que con planeación y preparación, yo podría manejar esto de una manera que exprimiría pocos pomodoros a lo largo del día, aun cuando los jefes estuvieran cerca, y vaya que son distractores en nuestro campo.
Y cuando administro y obtengo más trabajo realizado por utilizar esta técnica. Como sea, he encontrado que a veces me siento exhausto después de unos cuantos pomodoros. Entonces he hecho mis descansos un poco mas largos, alrededor de unos siete minutos máximo.
Donde encontrar más información
Esto es definitivamente una explicación sencilla de la técnica Pomodoro. Esto también involucra grabar tus tareas y pomodoros, estimar el esfuerzo necesitado para actividades, ubicar tus pomodoros disponibles, y muchas cosas más. Como dije, tu puedes implementar solo estas partes que tu quieras y aun así sacarle todo el jugo a la técnica.
Si quieres saber más de esta técnica puedes descargar el libro de la técnica pomodoro en www.pomodorotechnique.com recuerda, un reloj cronometro con forma de tomate es completamente opcional. Cualquier reloj que pueda servirte para indicarte el tiempo puede hacer la tarea.
Si tienes algún comentario o sugerencia sobre el articulo me encantaría tener tu opinión y con gusto responder en los comentarios del blog.
Nos seguimos viendo por acá en escritos por la noche.
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